A Black Friday é um dos momentos mais aguardados para o varejo. Marcada para o dia 29 de novembro, a expectativa é de que 66% dos brasileiros irão às compras neste ano, segundo uma pesquisa da Wake. Tal índice, que inclusive pode aumentar, uma vez que 23% dos consumidores ainda estão indecisos, traz uma mensagem clara: as vendas vão disparar. No entanto, junto com as oportunidades de lucro, surgem também desafios, especialmente no que diz respeito ao compliance fiscal.

Se por um lado o aumento das vendas representa mais faturamento, por outro também significa uma sobrecarga nas operações como um todo. A emissão de notas fiscais, o pagamento de tributos e a logística se tornam pontos críticos, especialmente quando o volume de transações é alto, e o tempo para processá-las, curto. As marcas que não estiverem preparadas tendem a conviver com multas e paralisação de mercadorias, além do risco de perdas financeiras e danos à reputação.

Dentre os problemas mais comuns, está a falta de capacidade para emissão das guias tributárias. Com novos pedidos a cada minuto, algumas redes varejistas enfrentam dificuldades para processar informações e preparar os documentos rapidamente. O resultado é uma equipe fiscal sobrecarregada, e um processamento comprometido. Como consequência, os documentos podem ser quitados com atraso ou deixar de ser pagos, resultando em multas e juros que irão reduzir os ganhos obtidos na Black Friday.

Outro ponto crítico é o armazenamento correto dos documentos fiscais. Com o alto volume de transações, falhas no arquivamento podem prejudicar auditorias futuras ou gerar demonstrações contábeis equivocadas e pouco precisas. Mesmo que não representem ameaças imediatas, esse tipo de conduta impacta diretamente o controle tributário da empresa, resultando em problemas graves a longo prazo, sobretudo diante das fiscalizações.

Engana-se quem pensa que o atraso nas entregas é uma responsabilidade exclusiva da logística. Na verdade, o departamento fiscal possui um papel essencial nesse fluxo: emitir os arquivos fiscais necessários para a realização das entregas. A sobrecarga tributária durante o período pode acarretar problemas. Ainda diante dessa relação, outra consequência comum é a ausência da documentação necessária para que os caminhões sejam liberados pelas barreiras fiscais. Sem a verificação dos aspectos legais das encomendas, a marca pode acabar com veículos impedidos de seguir viagem, gerando custos extras e o adiamento de entregas.

Resolução na tecnologia e planejamento prévio
Para todos esses problemas, a tecnologia. Não há mais dúvidas de que a automação dos processos é fundamental para qualquer companhia que deseja lidar com a alta demanda da Black Friday sem complicações.

Organizações que investem em soluções e plataformas tecnológicas para a área de operações conseguem agilizar a emissão de notas e o pagamento de impostos, eliminando a necessidade de processos manuais em seu fluxo. Estamos falando de uma rotina tributária à prova de erros e uma equipe livre para se concentrar em tarefas verdadeiramente estratégicas.

Indo além do auxílio instrumental, é importante implementar ainda algumas práticas simples e eficazes, que ajudam a deixar a empresa preparada para a alta demanda da data. Dentre as ações recomendadas estão o reforço sobre procedimentos tributários e a divisão clara de tarefas na equipe.

Outra dica valiosa é antecipar o planejamento do fluxo de trabalho, criando cronogramas detalhados a fim de evitar a sobrecarga de última hora. Pensando na relação envolvendo encargos e logística, é fundamental que a organização estabeleça uma forma de comunicação direta e eficiente entre os times, para que ambos possam coordenar rapidamente a emissão de documentos necessários para a liberação de mercadorias.

Com uma combinação de tecnologia adequada e práticas operacionais eficientes, o varejo pode transformar os desafios fiscais da Black Friday em oportunidades de crescimento sustentável para sua receita e prestígio. Afinal, de nada adianta atrair uma grande quantidade de consumidores se, no fim, as falhas fiscais e logísticas acabarem prejudicando a experiência do cliente e, consequentemente, a reputação.

*Yvon Gaillard, cofundador e CEO da Dootax. Com mais de 15 anos de atuação no mercado, Yvon é um dos principais personagens na revolução do sistema fiscal do país. Economista formado pela FAAP e com MBA pela Business School São Paulo, liderou projetos em empresas como Gol Linhas Aéreas e Thomson Reuters.