Empresas em todo o mundo enfrentam desafios significativos ao lidar com processos manuais de gestão de contratos. Esses processos são frequentemente artesanais, repetitivos e morosos, resultando em desperdício de tempo e recursos financeiros. O erro humano é comum, acarretando multas e prejuízos frequentes, além de exigir esforços de muitas pessoas para realizar tarefas similares, devido à ausência de um processo maduro e definido.

Segundo o relatório "Gestão Digital de Contratos: Liberando o Valor do Gerenciamento de Acordos", feito pela Deloitte, as ineficiências na gestão de acordos resultam em uma perda anual de quase US$ 2 trilhões no valor econômico global para as empresas, causando diminuição da produtividade e perdas de oportunidades de receita.

Além disso, corporações com fluxos de trabalho contratuais desconectados gastam, em média, 18% mais tempo em tarefas contratuais, resultando em mais de 55 bilhões de horas desperdiçadas por ano.

O estudo que entrevistou mais de 1.000 líderes de tecnologia e negócios em dez países das Américas, tinha como objetivo entender os desafios e oportunidades na gestão de acordos, incluindo dificuldades, critérios de compra e soluções ao longo do ciclo de vida dos contratos.

No dia a dia das empresas, esses problemas se traduzem em altos níveis de estresse entre os profissionais, ineficiência operacional crônica e impacto direto no caixa, com prejuízos decorrentes de multas por descumprimento sendo uma constante.

Henrique Flôres, co-fundador da Contraktor, plataforma de assinatura digital e gestão completa do fluxo de contratos explica: "A baixa maturidade em gestão por processos de negócio e a falta de automação evidenciam um fluxo friccionado e cheio de falhas no ciclo de contratações. Portanto, os prejuízos financeiros se tornam os únicos resultados possíveis dentro de um modelo arcaico que persiste nas empresas desde sempre”.

O executivo conta que, em 2024, as pessoas ainda gerenciam contratos como faziam no século passado, em caixas de papelão com arquivos e impressão aos montes. No CLM da Contraktor, o processo se torna digital de ponta a ponta, se tornando simplificado, e as empresas podem ganhar trilhões de dólares, pois, segundo estudo recentemente feito pela Deloitte, a perda pecuniária alcança tais cifras sem uma gestão contratual efetiva.

O papel da Inteligência artificial

A inteligência artificial surge como uma solução promissora para esses desafios. Aplicada como um assistente dos profissionais de compliance e jurídico, a IA pode realizar tarefas de leitura, análise e inserção de dados em planilhas, que tradicionalmente levariam semanas, em poucas horas. Ela extrai dados dos documentos, audita cláusulas conforme parâmetros da empresa, identifica riscos contratuais e os gerencia através de relatórios automatizados, acelerando em mais de dez vezes o processo.

Flôres complementa: "A organização documental, geração de dados e negociação contratual pode entrar em um novo patamar de profissionalização, pois com a IA, todo trabalho manual de gestão do ciclo de vida de contratação, atualmente muito mal realizado pelas empresas, pode se tornar efetivo e gerar subsídios para a tomada de decisões assertivas, em minutos, mitigando riscos e gerando receita para o negócio."

Essa transformação tecnológica promete um futuro onde as empresas terão maior controle sobre seus negócios firmados com parceiros, clientes e fornecedores. Atualmente, mesmo as organizações que utilizam sistemas de gestão de ciclo de vida de contratos (CLM) muitas vezes desconhecem a quantidade exata de contratos assinados, sua plena execução e potenciais melhorias nas dinâmicas comerciais e financeiras, devido à falta de alimentação adequada dessas ferramentas.

A automação e a inteligência contratual não só aumentam a eficiência e reduzem o tempo necessário para a gestão de contratos, mas também previnem erros e fraudes através do monitoramento automatizado. Além disso, garantem conformidade legal e regulatória com auditorias automáticas, oferecendo flexibilidade e escalabilidade para empresas de diferentes tamanhos.

À medida que as empresas adotam essas tecnologias emergentes, elas não apenas desburocratizam seus processos, mas também criam oportunidades significativas para a geração de receita e a melhoria da eficiência operacional, pavimentando o caminho para um ambiente de negócios mais ágil e competitivo.